Teori Organisasi Umum Task

Organization And Methods

1. Sebutkan 6 sumber-sumber manajemen atau The Six M’s Manajement ?

Jawab :

Sumber-sumber ataupun sarana yang harus didayagunakan secara tepat untuk mendukung kegiatan-kegiatan manajemen (Planning, Organizing, Motivating, Controlling ) yang ada agar kegiatan-kegiatan tersebut dapat terlaksanakan dengan baik disebut sebagai 6M atau ( The Six M’s in Management ) yang diistilahkan oleh George R Terry dan dapat diilustrasikan oleh gambar berikut ini :

The Six M’s Management

Tools, Sarana, ataupun Sumber-sumber manajemen yang dimaksud dan merupakan syarat suatu usaha untuk mencapai hasil yang ditetapkan atau yang lebih dikenal dengan 6 M (The Six M’s Management) adalah sebagai berikut :

• Manpower ( Sumber Daya Manusia )

Dalam manajemen, faktor manusia adalah yang paling menentukan. Manusia yang membuat tujuan dan manusia pula yang melakukan proses untuk mencapai tujuan. Tanpa ada manusia tidak ada proses kerja, sebab pada dasarnya manusia adalah makhluk kerja. Oleh karena itu, manajemen timbul karena adanya orang-orang yang berkerja sama untuk mencapai tujuan.

• Money ( Uang )

Uang merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan. Uang merupakan alat tukar dan alat pengukur nilai. Besar-kecilnya hasil kegiatan dapat diukur dari jumlah uang yang beredar dalam perusahaan. Oleh karena itu uang merupakan alat (tools) yang penting untuk mencapai tujuan karena segala sesuatu harus diperhitungkan secara rasional. Hal ini akan berhubungan dengan berapa uang yang harus disediakan untuk membiayai gaji tenaga kerja, alat-alat yang dibutuhkan dan harus dibeli serta berapa hasil yang akan dicapai dari suatu organisasi.

• Materials ( Bahan )

Materi terdiri dari bahan setengah jadi (raw material) dan bahan jadi. Dalam dunia usaha untuk mencapai hasil yang lebih baik, selain manusia yang ahli dalam bidangnya juga harus dapat menggunakan bahan atau materi-materi sebagai salah satu sarana. Sebab materi dan manusia tidaki dapat dipisahkan, tanpa materi tidak akan tercapai hasil yang dikehendaki.

• Machines ( Mesin )

Dalam kegiatan perusahaan, mesin sangat diperlukan. Penggunaan mesin akan membawa kemudahan atau menghasilkan keuntungan yang lebih besar serta menciptakan efesiensi kerja.

• Methods ( Metode )

Dalam pelaksanaan kerja diperlukan metode-metode kerja. Suatu tata cara kerja yang baik akan memperlancar jalannya pekerjaan. Sebuah metode dan dinyatakan sebagai penetapan cara pelaksanaan kerja suatu tugas dengan memberikan berbagai pertimbangan-pertimbangan kepada sasaran, fasilitas-fasilitas yang tersedia dan penggunaan waktu, serta uang dan kegiatan usaha. Perlu diingat meskipun metode baik, sedangkan orang yang melaksanakannya tidak mengerti atau tidak mempunyai pengalaman maka hasilnya tidak akan memuaskan. Dengan demikian, peranan utama dalam manajemen tetap manusianya sendiri.

• Market ( Pasar )

Memasarkan produk sudah barang tentu sangat penting sebab bila barang yang diproduksi tidak laku, maka proses produksi barang akan berhenti. Artinya, proses kerja tidak akan berlangsung. Oleh sebab itu, penguasaan pasar dalam arti menyebarkan hasil produksi merupakan faktor menentukan dalam perusahaan. Agar pasar dapat dikuasai maka kualitas dan harga barang harus sesuai dengan selera konsumen dan daya beli (kemampuan) konsumen.

Agar 6 M ( The Six M’s Management ) di atas dpaat berfungsi sebagaimana mestinya, harus ditunjang pula dengan adanya fungsi manajemen. Hal demikian ditempuh sekaligus dalam rangka memantapkan pelaksanaan manajemen.


2. Mengapa Market dan Methods tidak termasuk dalam sumber-sumber manajemen ?

Jawab :

Dalam kegiatan Manajemen, sumber-sumber manajemen 6M atau The six M’s Management adalah hal yang mutlak dan sanagt diperlukan untuk memantapkan fungsi manajemen. Namun apabila dipandang dari segi pandang Organization dan Methods, Market dan metode tidak termasuk kedalam sumber – sumber manajemen adalah Karena market & methods merupakan unsur yang dilakukan dari faktor eksternal(luar) manajemen.

Matrket atau Pasar merupakan faktor yang selalu berubah-ubah sesuai permintaan pasar dan bukan merupakan kebijakan dari manajemen. Demikian pula dengan Method atau tata kerja yang merupakan pola cara-cara bagaimana kegiatan dan kerjasama tersebut harus dilaksanakan sehingga tujuan dari organisasi dapat tecapai secara efektif dan efisien. Maka dapat disimpulkan bahwa Methods hanyalah cara yang dipergunakan sedangkan Market adalah wahana untuk memperluas sasaran dari kegiatan tersebut.

3. Apa yang dimaksud dengan Efisien dan Efektif ?

Jawab :

Seperti yang telah kita ketahui bahwa tujuan akhir dari adanya Organisasi & Metode adalah bagaimana tercipta efisiensi yang efektif dari pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen agar berjalan lancar sesuai dengan tujuan perusahaan. Berikut akan dijelaskan mengenai pengertian dari efisien dan efektif.

• Efisien

Adalah perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh atau output dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber dan waktu yang digunakan.
Apabila dirumuskan adalah sebagai berikut :



Efesiensi disini harus diperhatikan dan merupakan syarat atau ukuran pelaksanaan kerja yang paling tepat sehingga Organisasi & Metode sebagai bantuan teknis dan praktis dalam pelaksanaan fungsi manajemen bisa berjalan lancar dan dapat memanfaatkan sumber-sumber waktu dan ruangan yang dimiliki secara maksimal.

Adapun syarat pencapaian efisiensi dalam O & M adalah sebagai berikut :
- Pencapaian target haruslah berhasil guna artinya target tercapai sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan tetapi mutu dari hasil kerja tersebut juga harus diperhatikan.
- Ekonomi artinya dalam pencapaian effective (berhasil guna) penggunaan biaya, tenaga kerja, material, peralatan, dan waktu sudah digunakan setepat-tepatnya.
- Pelaksanaan kerja bisa dipertanggung jawabkan.
- Harus benar-benar mencerminkan pembagian kerja yang nyata karena adanya keterbatasan kemampuan seseorang.
- Rasionalita,wewenang, dan tanggung jawab, artinya antara wewenang dan tanggung jawab yang dibebankan kepada tenaga kerja harus seimbang.
- Prosedur kerja yang praktis, dapat dikerjakan dan dapat dilaksanakan. Hal ini untuk mencerminkan bahwa O & M adalah kegiatan yang praktis maka target efektif dan ekonomis, pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggungjawabkan serta layanan kerja yang memuaskan.

Efisiensi kerja dapat ditingkatkan melalui hal berikut ini :

- Pelaksanaan fungsi Manajemen secara tepat
- Pemanfaatan sumber-sumber ekonomi yang tepat
- Pelaksanaan fungsi-fungsi Organisasi sebagai alat pencapaian tujuan yang setepat tepatnya
- Pengarahan dan dinamika organisasi dilakukan untuk pengembangan dan kemajuan yang berkesinambungan.

• Efektif

Adalah Mampu mencapai suatu maksud (Able to accomplish a purpose) dan mebawa hasil serta sanggup menghasilkan hasil yang diinginkan (Capable of producing an intended result). Efektif merupakan Kemampuan berfikir obyektif yang langsung mengarah pada sasarannya bukan pada prosesnya.


4. Sebutkan kegiatan-kegiatan yang termasuk dalam scope O & M?

Jawab :

Berdasarkan sifat dan maksud O & M dapatlah dipahami bahwa ruang lingkup O & M adalah menyangkut bidang-bidang khusus dari organisasi dan manajemen yang detail dan luas scopenya. Adapun kegiatan-kegiatan yang termasuk dalam scope O & M adalah sebagai berikut :

- Analisa Organisasi ( Organization Analysis)
-Komunikasi dalam Organisasi ( Communication in the Organization )
- Tata Kerja, Prosedur Kerja dan Sistem Kerja ( Work Methods, Procedures, and Systems )
- Pentingnya Filling dari segi Organization dan Methods
- Pentingnya jangka waktu penyimpanan data dan dokumen ( Record retention and Schedule )
- Pentingnya formulir dari segi Organization dan Methods
- Pendayagunaan mesin Kantor ( Office Machine )
- Pendayagunaan perabotan dan peralatan kantor ( Office Equipment )
- Pentingnya tata ruang kantor dan penyusunan ruangan kerja ( Office layout and Space Planning )
- Pentingnya penulisan laporan dalam Organization & Methods
- Pentingnya buku pedoman kerja
- Pentingnya Organization & Methods pada anggaran belanja
- Analisis Kepegawaian
- Pentingnya Penyederhanaan Kerja
- Organisasi Unit O & M
- Kesimpulan Akhir ( Final Conclusion)

Sesuai dengan prinsip-prinsip dalam O & M maka pembahasan bidang-bidang tersebut akan dititikberatkan pada pembahasan tentang system, prosedur, dan tata kerjanya dalam kaitannya dengan asas efisiensi.

Adanya system, prosedur dan tata kerja yang tepat akan memungkinkan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen yang dilakukan oleh top manajer juga tepat dan efisien dalam pemakaian sumber daya alam, sumber daya manusia maupun penggunaan waktu yang tersedia.


Dibuat Oleh :
Jihan Faruq Bamukrah-2 KA 22- 14109212